前提
架電先の企業が以下に該当する場合、ターゲットへの接続率が低下する可能性が高いです。
- リモートワークを推進している
- 代表電話の受付を外注している
上記に該当すると「先方が断るフレーズ」は以下が多くなります。
- 「当社はリモートワークとなり、〜〜は本日出社していません。また次回出勤日は未定です。」
具体的な会話
▼受付の方との会話
お世話になっております。株式会社〜〜の〜〜と申します。
先日、当社の(代表/執行役員/営業本部長など)の〜〜から「(相手のご役職)の〜〜様」へお手紙をお送りしておりまして、無事に（郵送物が）到着しているかの確認で連絡いたしました。〜〜様をお願いします。
受付突破について）
受付の方に、手紙の詳細の伝達は可能な限り控えます。詳細を伝えてしまうと「それでは、〜〜に申し伝えます」という伝言形式に着地してしまい、受付を突破しにくくなります。
「経営課題に関わる内容となっており、ご本人様へのお取次をお願いいたします」というような形で、受付の方が「本人に繋いだ方がいい」と思わせるような会話にしましょう。
どうしても突破が難しい場合は、受付の方に好印象を残す方向にシフトします。
▼ご本人へ接続ができた場合
デジタルギフトあり・QR反響なし
お忙しいところ失礼致します。株式会社〜〜の〜〜と申します。
見た目が〜〜というようなお手紙を送らせていただいた〜〜〜の件で、お電話させていただきました。数分お電話させていただくことは可能でしょうか。
当社からのお手元にお手紙は届いていますでしょうか？
実はそのお手紙に、コンビニやカフェ(or スターバックス/Uber eats)でご利用いただけるデジタルギフト券がございますので、ぜひお受け取りいただけないでしょうか。
（〜〜可能であればその場でQRを読み込んでもらう〜〜）
ありがとうございました。ぜひご休憩の際などにご利用ください。
お手元のお手紙に記載させていただいた〜〜〜〜の件なのですが、、、、（以後は各社プロダクトに合わせてトークする）
デジタルギフトあり・QR反響あり
お忙しいところ失礼致します。株式会社〜〜の〜〜と申します。
見た目が〜〜というようなお手紙を送らせていただいた〜〜〜の件で、少しわかりづらい部分もあるギフト系のよろしいでしょですので直接お電話でも細くさせていただきたくお電話させていただきました。
お手紙のQRを携帯で読み取っていただくとデジタルギフト券もお受け取りいただけるのですが、お手元にお手紙はございますでしょうか（※）。
※
デジタルギフトの読み込みに関するトーク内容はいくつかのパターンを使い分けます＝「QRを読み込んで(おそらく)ギフトを受け取ったことを自分が認識している」ことは話さなくても問題ありません。むしろ話さない方が良いことも多いです。
例えば「ギフトを受け取ったことを口実に電話している」というような恩着せがましさを感じさせたくない場合は、「見た目が〜〜というような封筒のお手紙なのですが、お手元にございますでしょうか？」というような形で、お手紙を送っていることの伝達に留めます。
相手と関係性などから、「ギフトのお受け取り、ありがとうございます」というようなコミュニケシーションを取っていただくなど、相手によって使い分けましょう。
お手元のお手紙に記載させていただいた〜〜〜〜の件なのですが、、、、（以後は各社プロダクトに合わせてトークする）
デジタルギフトなし
お忙しいところ失礼致します。株式会社〜〜の〜〜と申します。
見た目が〜〜というようなお手紙を送らせていただいた〜〜〜の件で、お電話させていただきました。
今お手元に当社からのお手紙はございますでしょうか。
（手紙が手元にある・読んでいる）
お手紙に記載させていただいた〜〜〜〜の件なのですが、、、、（以後は各社プロダクトに合わせてトークする）
（手紙の存在にピンときていない・認知はしているが読んでいない）
お手紙には〜〜〜〜という件について記載しているのですが、、、、（以後は各社プロダクトに合わせてトークする）