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「信書」とは？お手紙送付時のルールと注意点

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ご利用上の注意
  • 本資料は、一般的な情報提供を目的としたものであり、特定の事案に対する法的助言ではありません。
  • 最終的な可否判断や運用設計は、必ず自社の法務・コンプライアンス担当者、または弁護士にご確認ください。
  • 本資料の内容に基づく行為により発生した損害について、当社は一切の責任を負いかねます。
  • 法令・行政解釈・各社サービス仕様は随時更新されます。最新情報を確認のうえで運用してください。

1. 信書とは

  • 郵便法および信書便法上の「信書」とは、特定の受取人に対して差出人の意思表示または事実通知を行う文書を指します。
  • 文字や記号などが記載された「紙などの有体物」であり、メールやSNS投稿などの電磁的記録は原則として含まれません。
  • 許可を受けていない手段で信書を送付すると、郵便法違反となり、差出人が罰せられるおそれがあります。
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2. BtoB実務で信書に該当しやすいもの

  • 特定の相手に向けた取引関連文書は、信書となる可能性が高いです。
    • 代表例
      • 書状（手紙、依頼・回答・承諾などの意思表示）
      • 取引・請求関連：納品書、領収書、見積書、契約書、照会書、回答書、承諾書、依頼書、願書、申込書、申請書、申告書、注文書、レセプト 等
      • 会議・業務通知：会議招集通知、個別の業務報告書 等
      • 証明書・許可関連：印鑑証明書、納税証明、給与明細、保険証券、認定書、検査成績票、健康診断結果 等
      • 個別性の高いDM：受取人名や契約・購入情報が文面に含まれ、特定の相手に差し出す趣旨が明確なもの

3. 信書に該当しない例（非信書の代表例）

  • 不特定多数を対象とした情報提供や、物としての機能が中心のものは一般に非信書となります。
    • 代表例
      • 書籍・出版物：新聞、雑誌、会報、会誌、カレンダー、ポスター、図面、設計図書、講習会配布資料
      • カタログ：一般配布を前提とした冊子等
      • カード類：クレジットカード、会員カード、入会証、ポイントカード 等
      • 金銭・証券類：小切手、手形、株券、商品券、図書券 等
      • 一般広告物：街頭配布や折込想定のチラシ、店頭パンフレット
      • その他：取扱説明書、仕様書、名刺、配送伝票、振込用紙

4. 送れる手段（合法な送達方法）

  • 信書を送付できるのは、総務省の許可を受けた事業者のみです。
    • 代表例
      1. 日本郵便（郵便サービス）
        • 第一種郵便物（定形・定形外）
        • レターパック、スマートレター（「信書を送れる」旨の明示あり）
          • 重さ・サイズ等のそれぞれ規格があります
      2. 特定信書便事業者
        • 総務省許可を受けた事業者（例：佐川急便「飛脚特定信書便」 等）

  • 第一種郵便物（定形・定形外・レターパック）の参考イメージ

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出典：https://www.post.japanpost.jp/service/standard/one_size.html

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出典：https://www.post.japanpost.jp/service/letterpack/

注意
  • 許可のない事業者やサービスで信書を送達することは不可となります。
  • 例：ヤマト運輸の一般宅配・メール便等は原則「信書不可」。各社の最新仕様を必ずご確認ください。

5. 郵便と特定信書便、その他サービスの違い

  • 日本郵便の「ゆうメール」「ゆうパケット」等は物品配送サービスであり、信書送付は不可です。
    • ただし、貨物に添える簡単な挨拶文や同梱物案内は「非信書」として認められる場合があります。
  • 「信書可」と明示されていないサービスは使用を避けてください。

6. 書籍・ページ数の多いサービス資料の送付を検討されている方向け

書籍やパンフレット自体は一般に「非信書」に該当します。一方で、同梱する紙類の内容によっては全体が「信書」扱いとなるおそれがあります。

推奨の送付手段

  • 書籍・重い送付物には「定形外郵便」を推奨
    • 対象：書籍、パンフレット束、厚みのある印刷物、軽量グッズ等
    • 理由：第一種郵便（定形外）として取り扱われ、信書可。サイズ・重量範囲内でコスト効率が良いケースが多い
    • 注意：追跡や補償は原則なし。必要に応じて「特定記録」「簡易書留」等を付加
    • 参考：厚さ・重量・サイズの最新基準は日本郵便の公表値を都度確認
    • 代替：厚さ制限や追跡が必要な場合はレターパック、物品中心で大型の場合はゆうパック・宅配便を検討
  • 判断の目安：外装デザイン重視か、運用性重視か
    • 外装・見た目を重視する場合：定形外郵便
      • 自由度の高い外装設計が可能。サイズ内でパッケージ表現を作り込みやすい
      • ただし追跡・補償は原則なし。必要に応じて「特定記録」「簡易書留」を付加
    • 外装設計より運用性（追跡性・到達の確実さ・均一な封筒体裁）を重視する場合：レターパック
      • 全国一律料金で追跡可。投函可のライトと対面受取のプラスを用途で選択
      • 外装デザインは既定の資材前提。ブランド表現は同梱物側で調整

7. 参考（郵便料金の価格-2024年10月〜）

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https://www.post.japanpost.jp/service/2024fee_change/index.html

https://www.soumu.go.jp/yusei/pdf/h20_si.pdf

https://www.soumu.go.jp/yusei/111117_01.html

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出典：https://www.kuronekoyamato.co.jp/ytc/ad/opinion/shinsyo/

8. 各送付方法におけるProCon

送付方法のPro/Con整理

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